Ahlsell on pohjoismaiden suurin tekninen tukkukauppa, joka on digitalisoinut tuotetiedon käsittelyn kokonaisuudessaan viime vuosien aikana.
”Investoinnit tuotetietoon ja sen automaattiseen käsittelyyn ovat tehostaneet toimintaa, parantaneet asiakaspalvelua ja kasvattaneet merkittävästi myyntiä. Tämän ansiosta meillä sähkötuotteiden puolella myynnin arvo on kasvanut vuosi toisensa jälkeen huomattavasti markkinakasvua enemmän”, kertoo Ahlsell Oy:n toimialajohtaja Tomi Muurinen.
Toiminnan ytimessä on kattava standardimuotoinen tuotetieto. Se liikkuu läpi prosessien alkaen myyntivalikoiman luomisesta ja ostoista aina asiakastoimituksiin ja laskutukseen asti. Toimittaja vastaa tuotetietojen laadusta ja sisällöstä eikä Ahlsell muuta toimittajan tuotetietoja.
HAASTE
Aiemmin tuotetiedot siirrettiin käsin eri järjestelmiin
Tuotetiedon omistajia ovat valmistajat ja maahantuojat, joiden tehtävä on toimittaa niitä rakentamisen arvoketjun toimijoiden kuten tukkukaupan tarpeisiin. Ennen Ahlsellin uudistettua toimintamallia valmistaja tai maahantuoja kirjoitti tuotetietoja taulukkolaskentaohjelmiston lomakkeelle, jonka Ahlsell oli tätä varten laatinut.
Tämän jälkeen nuo tiedostot lähetettiin sähköpostilla tukun tuotepäällikölle tai tuotehallinnan asiantuntijalle. Hän valitsi ja siirsi lomakkeille tallennettuja tietoja tukun toiminnanohjausjärjestelmään sekä muihin ohjelmistoihin.
Tuotetiedon vastaanotto ja tallennus tukkukaupan eri järjestelmiin vaati paljon käsityötä, mikä vei aikaa ja sisälsi riskin virheille. Lisäksi tietoja piti tallentaa useaan eri paikkaan.
Kasvava datan ja kanavien määrä uudistuksella haltuun
Asiakkaiden valmiudet ja halu asioida myymälöiden lisäksi verkkokaupassa kasvaa nopeasti. Tänä päivänä tuotteesta tarvitaan myös entistä kattavammat tiedot, sillä yhä useammin vertailu ja valinta tehdään teknisten ominaisuuksien perusteella eikä pitäydytä enää vain tutuissa tuotemerkeissä ja -malleissa.
RATKAISU
Yksi yhtenäinen toimintamalli vapautti digihyödyt käyttöön
Ahlsell kuuluu Pohjoismaissa ja Baltian maissa toimivana tukkukauppana digitalisaation edelläkävijöihin, ja tietojärjestelmät ovat olleet jo ennen isoa uudistusta keskeisiä sen toiminnassa. Viime vuodet yhtiössä on panostettu paljon digitaalisen tuotetiedon hallintaan.
”Yhtiö päätti nostaa sen vielä kokonaan uudelle tasolle. Uusi koordinoitu, kaikille markkinoille yhteinen toimintamalli sekä sitä tukeva tietojärjestelmä otettiin käyttöön loppuvuodesta 2021”, kertoo Ira Sarlin, Ahlsell Oy:n Head of Business Development and e-Commerce.
Myyntiin tulevan tuotteen tiedot käyvät uudessa toimintamallissa läpi seuraavat kolme vaihetta:
Vaihe 1: Tuotetiedot automaattisesti suoraan toimialayhdistyksiltä
Digitaalisen tuotetiedon eli Master Datan hallinnan prosessi koostuu kolmesta osasta, joista ensimmäinen on tuotetiedon tuonti. Valmistaja tallentaa tiedon vain yhden kerran joko Ahlsellin omaan toimittajaportaaliin (Supplier Portal) tai toimialayhdistyksen tietokantaan, kuten Sähkönumerot.fi-palveluun. Jälkimmäisestä tukku voi ladata tuotteiden tiedot rajapintojen kautta suoraan omaan tietokantaansa.
Uuden järjestelyn liiketoimintahyötyjä ovat tehokkuus datan hankinnassa, datan laadun parantuminen sekä entistä kattavampien tuotetietojen saaminen käyttöön.
”Nämä hyödyt korostuvat erityisesti silloin, kun tiedot saadaan automaattisesti suoraan toimialayhdistysten tietokannoista. Pidämme tätä ensisijaisena tapana tuoda tuotetietoa omaan järjestelmäämme kaikissa Pohjoismaissa”, Sarlin sanoo.
Vaihe 2: Tukku täydentää tuotteelle yhdet universaalit tiedot
Konsernin Suomen yhtiössä toimii oma Master Data Team, jonka tehtävä on luoda, ylläpitää ja lopettaa tuotteet järjestelmässä. Uutta tuotetta luotaessa tiimi yhdistää tuodut perustiedot ja niihin tarvittavat täydennykset kuten logistiikkaparametrit ja hintatiedot sekä tallentaa ne standardoidussa muodossa järjestelmään. Näin syntyy yksi yhdenmukainen tai harmonisoitu ja kattava tuotetieto, jonka tukun tuotepäällikkö hyväksyy ennen julkaisua.
Keskitetyn tuotetiedon hallinnan liiketoimintahyötyjä ovat kattavammat tuotetiedot heti tuotetta luotaessa, tuotteen yksilöivä tuotenumero konsernin järjestelmässä sekä tuotteen saaminen nopeammin myyntiin.
Vaihe 3: Automaatio poimii oikeat tiedot eri kanaviin ja tarpeisiin
Jokaisen tuotteen tiedoilla on vain yksi lähde, joka voi sisältää yli sata tietuetta. Tästä tuotteen Master Datasta poimitaan automaattisesti tiedot kaikkiin eri käyttötarpeisiin kuten verkkokauppaan, mobiilisovelluksiin, myynnin järjestelmiin tai toiminnanohjaukseen ja raportointiin.
Liiketoiminta hyötyy automaation tehokkuudesta sekä tiedon virheettömyydestä, yhtenäisyydestä ja ajantasaisuudesta. Asiakkaat kokevat hyvänä palveluna sen, että kattava tärkeä tieto on sama verkossa ja myymälässä.
HYÖDYT
Asiakaslupaus helppoudesta toteutuu
Ahlsell Oy:n myynti- ja markkinointijohtaja Antti Holopaisen mukaan tuotetieto on toiminnalle aivan keskeistä. Vain sen kautta voi toteutua yhtiön asiakaslupaus tehdä ammattilaisen elämästä helpompaa. Asiakas löytää haluamansa tuotteen ja tietää heti, milloin hän saa sen, olipa tuote myymälässä, Hyvinkään keskusvarastossa tai Ruotsin Ahlsellin keskusvarastossa varastoituna.
”Laadukkaan tuotetiedon ansiosta kykenemme paitsi näyttämään, markkinoimaan ja hinnoittelemaan tuotteita, myös tuottamaan uusia lisäpalveluita ja hallitsemaan logistisen kokonaisuuden.”
Holopaisen mukaan vaatimus ostamisen helppoudelle ja varmuudelle on kasvanut räjähdyksenomaisesti tukkujen asiakaskunnassa. Uusi asentajapolvi kävelee työmaalla mobiilisovellus auki, lisää tuotteita ostoskoriin ja tilaa ne töistä lähtiessään. Toimitukseksi valitaan usein nouto myymälästä, jolloin voi poimia samalla muut tarvittavat tuotteet mukaan.
Tässä prosessissa kattavan oikean tuotetiedon tarve on niin suuri, etteivät valmistajien tuotepäälliköt pystyisi oman toimensa ohella syöttämään tuotetietoja eri tukkujen kanaviin. Digitaalinen laadukas tuotetieto on heidän näkökulmastaan kuitenkin oleellista, sillä sen kautta tukku voi avata asiakkaille näkyviin laajemman valikoiman heidän tuotteitaan.
”Liittojen tietokannat, kuten Sähköteknisen kaupan liiton Sähkönumerot.fi-palvelu, ovat uudessa toimintamallissamme ratkaisevan tärkeitä. Kun valmistaja syöttää kerran kattavat standardimuotoiset tuotetiedot tietokantaan, ovat ne heti rajapintojen kautta käytössämme”, hän sanoo.
Reipasta myynnin kasvua sähköisistä kanavista
Tomi Muurinen kertoo, että heillä on sähkötuotteiden puolella Suomessa noin 10 000 nimikettä varastossa. Silti yhtiö voi digitaalisen tuotetiedon ansiosta tarjota 70 000 tuotteen valikoimaa.
”Datan avulla olemme rakentaneet asiakaskuntaamme parhaiten palvelevan valikoiman ja sille osuvan hinnoittelun”, hän sanoo. ”Näin sähköisen kaupankäynnin arvo on sähkötuotteiden osalta kasvanut vuosittain reippaasti yli kolmanneksella. Tilausriveinä vuosittainen kasvu on vieläkin suurempaa.”
Hän kertoo sen perustuvan siihen työhön, jota on tehty digitaalisen tuotetiedon laadun parantamiseksi yhdessä tavarantoimittajien kanssa.
Uusi toimintamalli on mahdollistanut dynaamisen hinnoittelun, jonka ansiosta 85 prosenttia tilauksista voidaan vastaanottaa automaattisesti. Digitaalisessa kanavassa myynnin arvo on kasvanut selkeästi enemmän, kuin mitä siihen on lisätty resursseja. Tämä siitäkin huolimatta, että huomio on keskittynyt pienasiakkaisiin ja myymälöihin.
Asiakastilauksessa automaatio voi hoitaa koko ketjun varastosta toimitukseen ja laskutukseen. Itse asiassa automaatio voi hoitaa myös keskusvaraston täydennyksen suoraan tavarantoimittajan tietojärjestelmän kanssa, jolloin tuotteita on aina nopeasti saatavilla.
”Erään ison tavarantoimittajan myynnistä tapahtuu yli 60 prosenttia sähköisten kanavien kautta, mikä osaltaan korostaa digitaalisen standardinmukaisen tuotetiedon merkitystä valmistajien ja maahantuojien näkökulmasta”, Muurinen toteaa.
Kuva: Ahlsell Oy